Privacystatement DSG de Sluis

De Sluis werkt samen met organisaties en personen waarmee zij persoonsgegevens verwerkt..

Onze uitgangspunten voor het verwerken van persoonsgegevens:

1. Gegevens worden slechts verzameld ten behoeve van een goede uitvoering van de werkzaamheden. Er is duidelijk wie toegang heeft op de (beveiligde) gegevens.
2. De gegevens worden niet aan derden verstrekt, tenzij daar expliciet toestemming voor gegeven is door betrokkene of daartoe een wettelijke verplichting bestaat
3. De gegevens worden alleen voor een vastgestelde periode gebruikt en worden daarna verwijderd te worden. Hoe lang die periode is verschilt per project. Tussentijds moeten gegevens op het verzoek van betrokkene verwijderd kunnen worden. Langer gebruik dan de vooraf vastgestelde periode (bijvoorbeeld voor de duur van een evenement) kan alleen met expliciete toestemming van betrokkene.
4. Bijzondere gegevens, waaronder godsdienst of strafrechtelijke gegevens, worden alleen verzameld indien daartoe een strikte noodzaak bestaat en met expliciete toestemming van betrokkene. Zie voor meer informatie onder ‘Welke gegevens worden verwerkt’. Deze gegevens dienen volledig te worden verwijderd na afloop van de gestelde periode.
5. Het gebruik van de gegevens gebeurt conform de wet AVG.

Met welk doel worden deze persoonsgegevens opgeslagen?

Om haar werk te kunnen doen verzameld en bewaren medewerkers van de Sluis gegevens van vrijwilligers, geïnteresseerden (donateurs) en deelnemers aan projecten/activiteiten van de Sluis en samenwerkingspartners.

Welke gegevens worden verwerkt?

Wij verzamelen alleen die gegevens die noodzakelijk zijn om de projecten goed te kunnen uitvoeren. Voor deelnemers aan de projecten zijn gegevens als naam en verblijfplaats voldoende. Voor de vrijwilligers worden naast n.a.w. gegevens ook informatie over bijv. taal en/of opleiding, werkervaring en  interesses verzameld. Bijvoorbeeld omdat wij deelnemers willen koppelen aan vrijwilligers die dezelfde moedertaal spreken. Of omdat wij vrijwilligers willen aanmoedigen hun kennis en vaardigheden in een project in te zetten. Als bijzondere gegevens slaan wij informatie op over de godsdienst van vrijwilligers omdat de werkzaamheden soms gekoppeld zijn aan religieuze vieringen. Doordat we werken met de doelgroep (ex) gedetineerden is het vanzelfsprekend dat we deze bijzondere informatie van onze deelnemers weten. Er worden geen bijzonderheden en feitelijke informatie over reden van detentie verzameld. Medewerkers en vrijwilligers dienen voor DJI een VOG te overleggen en daaruit volgend is bekend dat onze vrijwilligers geen strafblad hebben.

Voor de aanvraag van en verantwoording naar fondsen en subsidieverstrekkers worden geanonimiseerde aantallen geregistreerd; zowel van deelnemers als vrijwilligers.

Voor doeleinden (zoals promotie van de activiteit via media, informatieverstrekking aan deelnemers) worden beelden van activiteiten verzameld. Binnen projecten wordt uitdrukkelijke toestemming van vrijwilligers en deelnemers gevraagd voor publiceren van hun beeldmateriaal. Bij grotere incidentele manifestaties wordt de bezoekers via meerdere media (bord bij deur, aankondiging bij start programma) gewezen op het recht ‘te weigeren op beeld te komen, dat vervolgens verspreid wordt’. Fotografen worden geïnstrueerd hiermee rekening te houden.

Gebruik op basis van rechtmatigheid

Bij de Sluis worden alleen gegevens gebruikt op basis van rechtmatigheid, met toestemming van de betrokkene, omdat ze noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de activiteiten of omdat er een gerechtvaardigd belang is. Bij een sollicitatieprocedure of vrijwilligersvacature kan online onderzoek deel uitmaken van de procedure.

Wie kan uw gegevens inzien en hoe worden ze beveiligd?

De digitale gegevens kunnen alleen worden ingezien door de medewerkers en vrijwilligers die bij deze projecten betrokken zijn. De adresgegevens zijn alleen toegankelijk met een– voor iedere medewerker persoonlijke – inlogcode. Alle inlogcodes zijn in een afgesloten kast opgeslagen, die alleen toegankelijk is voor de directeur.

De gegevens die opgeslagen zijn op papier, zoals vrijwilligersovereenkomsten en VOG verklaringen, bevinden zich allemaal in kasten achter slot en grendel. Personen (medewerkers en vrijwilligers) die permissie hebben persoonsgegevens (zowel algemeen als bijzondere gegevens) te registreren en raadplegen, zijn verplicht tot geheimhouding tenzij er een wettelijke of redelijke noodzaak toe bestaat gegevens te verstrekken. Voor alle beroepskrachten en voor de vrijwilligers die met persoonlijke gegevens van deelnemers  te maken krijgen, wordt een VOG aangevraagd. Bij de aanvraag wordt onder andere gecontroleerd op omgang met informatie.

Wat zijn uw rechten?

U heeft het recht uw persoonlijke gegevens in te zien, aan te passen/wijzigen of ze te laten verwijderen.

Hoe lang worden uw gegevens bewaard?

Als het project waarvoor u zich heeft opgegeven, is gestopt, of als u zich daarvoor heeft uitgeschreven (bijvoorbeeld omdat u geen vrijwilliger/deelnemer meer wilt/kunt zijn) worden uw gegevens vernietigd binnen maximaal 3 maanden. Bij enkele projecten komt het voor dat mensen zich niet uitschrijven. In die gevallen wordt per deelnemer overwogen of de gegevens vernietigd worden óf bewaard worden ten behoeve van mogelijk toekomstig contact. Van alle projecten worden geanonimiseerde gegevens bewaard na afronding van een project/projectdeelname. Deze gegevens worden gebruikt ten behoeve van verantwoording aan fondsen en subsidieverstrekkers.

Datalekken

Uiteraard doet de Sluis er alles aan om persoonsgegevens niet in handen van derden te laten vallen. Gebeurt dit wel, dan spreken we over een datalek. In de wet is geregeld dat als er een datalek plaatsvindt, dit gemeld wordt. Er wordt hier echter nadrukkelijk gesproken over het lekken van persoonsgegevens als gevolg van beveiligingsproblemen. Hoe om te gaan met datalekken heeft de Sluis vastgelegd in het protocol Datalekken.

Vragen en/of klachten

Vragen over privacy bij de Sluis kunt u stellen via info@dsgdesluis.nl. Ook voor een klacht of melding kunt u hier terecht.

Zo nodig kunt u een beroep doen op de geschillen en klachtenregeling van de Sluis.